KSeF od 2026 roku. Czas przygotować się na obowiązkowe e-fakturowanie

Od 2026 roku polscy przedsiębiorcy staną przed jedną z największych zmian w obszarze rozliczeń podatkowych ostatnich lat. W życie wchodzi obowiązek korzystania z Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF) – rządowego narzędzia do wystawiania, odbierania i przechowywania tzw. faktur ustrukturyzowanych.

Co to jest KSeF?

KSeF to centralny system informatyczny, który ma całkowicie zautomatyzować proces fakturowania. Umożliwia wystawianie faktur w jednolitym formacie, ich przesyłanie, odbiór oraz archiwizację w bezpiecznym środowisku Ministerstwa Finansów. Dzięki temu przedsiębiorcy zyskają pewność, że dokument został prawidłowo dostarczony i zaakceptowany przez system, a fiskus otrzyma dane o transakcjach w czasie rzeczywistym.

Kiedy e-faktury staną się obowiązkowe?

Terminy wdrożenia KSeF są zróżnicowane:

• od 1 lutego 2026 r. – obowiązek obejmie firmy, które w 2024 roku osiągnęły sprzedaż przekraczającą 200 mln zł (łącznie z VAT),
• od 1 kwietnia 2026 r. – system stanie się obowiązkowy dla wszystkich pozostałych przedsiębiorców, zarówno czynnych, jak i zwolnionych z VAT.

Z kolei odbieranie faktur przez KSeF będzie obowiązkowe już od 1 lutego 2026 roku, z wyjątkiem sytuacji określonych w przepisach, gdy strony uzgodnią inny sposób przekazania dokumentu.

Okres przejściowy – jeszcze trochę papieru

Ustawodawca przewidział jednak łagodny okres przejściowy. Do 31 grudnia 2026 r. podatnicy będą mogli w ograniczonym zakresie wystawiać faktury poza systemem – papierowo lub w formie elektronicznej – jeśli miesięczna wartość sprzedaży z takich dokumentów nie przekroczy 10 tys. zł brutto. Ma to ułatwić stopniowe przyzwyczajenie się do nowych zasad.

Dlaczego wprowadza się KSeF?

Głównym celem reformy jest cyfryzacja obiegu dokumentów i uproszczenie rozliczeń podatkowych. Nowy system ma ograniczyć błędy przy wystawianiu faktur, usprawnić księgowość, a także przyczynić się do zmniejszenia luki podatkowej. Przedsiębiorcy zyskają też łatwiejszy dostęp do swoich dokumentów, bez konieczności ich archiwizowania na własnych serwerach.

Gdzie szukać informacji i szkoleń?

Ministerstwo Finansów uruchomiło specjalny portal informacyjny – ksef.podatki.gov.pl. Znajdziesz tam aktualne komunikaty, instrukcje oraz terminy szkoleń prowadzonych przez urzędy skarbowe i w formie webinarów online.