KSeF rusza w 2026 roku. Firmy muszą przygotować się na obowiązkowe e-fakturowanie

Od 2026 roku przedsiębiorcy – zarówno czynni, jak i zwolnieni z VAT – będą musieli korzystać z Krajowego Systemu e-Faktur. To jedna z największych zmian w polskim systemie rozliczeń, która ma usprawnić obieg dokumentów, zwiększyć bezpieczeństwo danych i ograniczyć liczbę błędów w fakturach.

Obowiązkowy KSeF w dwóch etapach

Nowe przepisy zaczną obowiązywać stopniowo.
Od 1 lutego 2026 r. obowiązek wystawiania faktur w KSeF obejmie firmy, których sprzedaż brutto w 2024 roku przekroczyła 200 mln zł. Pozostali przedsiębiorcy zostaną objęci systemem od 1 kwietnia 2026 r.

W praktyce oznacza to, że większość firm ma jeszcze kilkanaście miesięcy na przygotowanie swoich systemów, procedur i pracowników do pracy z e-fakturą ustrukturyzowaną.

Co ważne, odbieranie faktur przez KSeF będzie obowiązkowe już od 1 lutego 2026 r., z wyjątkiem sytuacji przewidzianych w ustawie, gdzie dopuszcza się inny sposób przekazania dokumentu.

Okres przejściowy do końca 2026 roku

Aby ułatwić przedsiębiorcom wejście w nowy system, przewidziano rozwiązanie przejściowe.
Do 31 grudnia 2026 r. możliwe będzie wystawienie faktury poza KSeF – w formie papierowej lub tradycyjnego pliku elektronicznego – pod warunkiem że łączna wartość sprzedaży udokumentowanej takimi fakturami w danym miesiącu nie przekroczy 10 tys. zł brutto.

Ma to pomóc firmom w płynnym dostosowaniu się do nowych obowiązków i uniknięciu problemów związanych z nagłym przełączeniem na e-fakturowanie.

Gdzie szukać informacji i pomocy?

Wprowadzenie KSeF budzi liczne pytania dotyczące kwestii technicznych, integracji systemów księgowych czy samego procesu wystawiania faktur. Ministerstwo Finansów uruchomiło portal informacyjny ksef.podatki.gov.pl, gdzie publikowane są aktualności oraz harmonogram bezpłatnych szkoleń.

Dostępne są zarówno spotkania w urzędach skarbowych, jak i otwarte webinary online – każdy przedsiębiorca może znaleźć dogodny termin i przygotować się do zmian z wyprzedzeniem.