Nowe zasady liczenia stażu pracy ruszają. ZUS daje pracodawcom narzędzie do szybkiej weryfikacji dokumentów

Zakład Ubezpieczeń Społecznych wprowadził rozwiązanie, które ma uprościć życie zarówno pracodawcom, jak i pracownikom. Chodzi o możliwość zdalnego sprawdzania autentyczności zaświadczeń dotyczących ubezpieczenia, niezbędnych przy ustalaniu stażu pracy według nowych zasad.

Od teraz każdy pracodawca może zweryfikować dokument wydany przez Zakład Ubezpieczeń Społecznych w odpowiedzi na wniosek USP – czyli zaświadczenie wykorzystywane do doliczania różnych form aktywności zawodowej do stażu pracy. Weryfikacja odbywa się online, bez konieczności kontaktu z urzędem.

Nowe przepisy – kto i od kiedy skorzysta

Zmiany w przepisach wchodzą w życie etapami. Od 1 stycznia 2026 roku nowe regulacje obejmują pracowników sektora finansów publicznych. Zyskali oni możliwość wnioskowania o uwzględnienie w stażu pracy także innych form aktywności zawodowej niż tradycyjna umowa o pracę.

Pozostali pracodawcy będą stosować nowe zasady od 1 maja 2026 roku.

Jak działa weryfikacja

ZUS udostępnił specjalną usługę na swojej stronie internetowej. Jak wyjaśnia rzeczniczka instytucji, proces jest prosty i w pełni cyfrowy. Wystarczy wejść na stronę ZUS, przejść do sekcji usług i skorzystać z opcji potwierdzania autentyczności zaświadczeń dostępnej w systemie eZUS.

Cała procedura przebiega w kilku krokach:

• pracownik pobiera dokument ze swojego konta w eZUS i przekazuje go pracodawcy (np. e-mailem),
• pracodawca zapisuje plik i wgrywa go na stronie weryfikacyjnej ZUS,
• system automatycznie sprawdza zgodność dokumentu z bazą danych.

Wynik pojawia się natychmiast. Jeśli zaświadczenie jest prawidłowe, system potwierdzi jego zgodność z danymi ZUS. W przeciwnym razie pojawi się komunikat o nieprawidłowości.

Warto jednak pamiętać, że usługa dotyczy wyłącznie dokumentów wydanych w odpowiedzi na wniosek USP. Nie obejmuje innych zaświadczeń, np. tych wystawianych na formularzu US-7.

Co w przypadku błędu

Jeśli system wskaże niezgodność, nie musi to oznaczać próby oszustwa. Przyczyną może być choćby zmiana treści dokumentu. W takiej sytuacji pracownik powinien skontaktować się z ZUS – osobiście lub za pośrednictwem e-wizyty – aby wyjaśnić sprawę.

Lawina wniosków i automatyzacja

Nowe przepisy wyraźnie zwiększyły zainteresowanie usługą. W pierwszym kwartale 2026 roku do ZUS wpłynęło aż 587 tysięcy wniosków o wydanie zaświadczeń potrzebnych do przeliczenia stażu pracy. Instytucja ma na ich rozpatrzenie siedem dni roboczych, dlatego cały proces został w dużej mierze zautomatyzowany.

Efekt? W ciągu zaledwie trzech miesięcy wydano blisko milion zaświadczeń.

Nowe narzędzie wpisuje się w szerszy trend cyfryzacji usług publicznych i może znacząco przyspieszyć procedury kadrowe. Dla pracodawców oznacza to mniej formalności, a dla pracowników – większą kontrolę nad dokumentami wpływającymi na ich zawodową przyszłość.