Nowe zasady zasiłku pogrzebowego od 2026 roku. Co zmieni się w formalnościach?

Od 1 stycznia 2026 roku weszły w życie istotne zmiany dotyczące procedury ubiegania się o zasiłek pogrzebowy. Nowe regulacje porządkują sposób składania wniosków, rozszerzają katalog wymaganych oświadczeń oraz wprowadzają zaktualizowany formularz. Wszystko po to, by – jak podkreślają urzędnicy – uprościć obsługę spraw i ograniczyć liczbę błędów formalnych.

Wniosek: samodzielnie lub przez zakład pogrzebowy

Osoby uprawnione nadal będą mogły złożyć wniosek bezpośrednio w Zakładzie Ubezpieczeń Społecznych, jednak ustawodawca wyraźnie wzmacnia rolę zakładów pogrzebowych. To właśnie za ich pośrednictwem wniosek może złożyć nie tylko członek rodziny zmarłego, lecz także każda osoba lub podmiot, który faktycznie poniósł koszty pogrzebu.

W takim przypadku formularz musi zawierać dane zakładu pogrzebowego. Co więcej, jeśli uprawniony wyrazi zgodę w treści wniosku, świadczenie będzie mogło zostać wypłacone bezpośrednio na konto tej firmy – jako rozliczenie poniesionych wydatków.

Obowiązkowe oświadczenia we wniosku

Nowy wzór wniosku przewiduje zestaw oświadczeń, bez których sprawa nie zostanie rozpatrzona. Chodzi m.in. o:

• stopień pokrewieństwa lub powinowactwa z osobą zmarłą,
• potwierdzenie podlegania ubezpieczeniom emerytalnemu i rentowym (jeśli ma to znaczenie w danej sprawie),
• informację o pokryciu kosztów pogrzebu w całości lub części,
• deklarację, że zasiłek nie został pobrany z innego tytułu.

Dokumenty potwierdzające koszty i szczególne sytuacje

Do wniosku nadal trzeba dołączyć rachunki lub faktury potwierdzające wydatki związane z pogrzebem. Jeśli oryginały dokumentów zostały wcześniej złożone w banku, dopuszczalne będą ich kopie poświadczone przez bank za zgodność z oryginałem.

Przepisy precyzują też, jakie dokumenty są wymagane w szczególnych sytuacjach, np. w przypadku martwego urodzenia dziecka. Gdy nie sporządzono aktu urodzenia z odpowiednią adnotacją, konieczna będzie karta zgonu, jej kopia albo zaświadczenie lekarza specjalisty (lub położnej) wydane na podstawie dokumentacji medycznej – niezależnie od długości trwania ciąży. Osobne regulacje dotyczą również dzieci umieszczonych w rodzinach zastępczych oraz przypadków, gdy akt zgonu lub urodzenia został sporządzony za granicą.

Nowy formularz i droga elektroniczna

Od początku 2026 roku na stronie internetowej ZUS dostępny będzie nowy formularz wniosku o zasiłek pogrzebowy – ZUS Z-12. Osoby korzystające z platformy eZUS będą mogły przez pewien czas składać wnioski także na dotychczasowym formularzu, do momentu jego całkowitego wycofania. W trybie elektronicznym możliwe będzie również dołączanie skanów wymaganych dokumentów, w tym rachunków za pogrzeb.

Jeżeli wniosek składany jest przez zakład pogrzebowy, komplet dokumentów – wypełniony i podpisany przez osobę uprawnioną – musi trafić do ZUS w formie papierowej, pocztą lub osobiście w placówce.

Podstawa prawna zmian

Zmiany wynikają z nowelizacji ustawy o emeryturach i rentach z Funduszu Ubezpieczeń Społecznych oraz zaktualizowanych rozporządzeń wykonawczych Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej. Nowe przepisy mają uporządkować procedury i dostosować je do rosnącej roli obsługi elektronicznej świadczeń.